Nutzungsbedingungen (1. Juli 2026)

1. Gegenstand und Verhältnis zu anderen Vertragsbedingungen
1.1 Diese Nutzungsbedingungen regeln die produktspezifische Nutzung der Software BioARCHIVE der MEDEORA GmbH.
1.2 Sie sind Bestandteil des jeweiligen Lizenzvertrages und gelten unabhängig davon, welche ergänzenden Allgemeinen Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen die Vertragsparteien vereinbaren.
1.3 Abweichungen von diesen Nutzungsbedingungen bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung im Lizenzvertrag oder in einer gesonderten, konkret als vorrangig bezeichneten Individualvereinbarung. Individuell ausgehandelte Vereinbarungen gehen vor.

2. Nutzungsmodelle
2.1 Cloud-Version: MEDEORA stellt BioARCHIVE über das Internet zur Nutzung bereit. Der Zugriff erfolgt über Benutzerkonten.
2.2 On-Premise-Version: BioARCHIVE wird auf einer vom Kunden bereitgestellten IT-Infrastruktur betrieben. Installation, Betriebssystem, Webserver, Datenbank, PHP-Umgebung, Docker-Umgebung und sonstige technische Voraussetzungen richten sich nach der vereinbarten Systemarchitektur und Dokumentation.

3. Bestellung, Leistungsumfang und Lizenzmetriken
3.1 Maßgeblich sind Lizenzvertrag und Angebot. Dort werden insbesondere Module, Laufzeit, Concurrent-User-Lizenzen, gegebenenfalls Probenlimits, Bereitstellungsmodell und Installationsort festgelegt.
3.2 Concurrent User bezeichnet die maximal zulässige Anzahl gleichzeitig angemeldeter bzw. gleichzeitig nutzender Benutzer. Die Zahl registrierter Benutzer kann hiervon abweichen.
3.3 Der Kunde stellt sicher, dass vereinbarte Nutzungsgrenzen eingehalten werden. Technische Begrenzungen dürfen nicht umgangen werden.

4. Nutzungsrechte
4.1 MEDEORA räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und – soweit nicht ausdrücklich vereinbart – nicht unterlizenzierbares Recht ein, BioARCHIVE im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche bzw. institutionelle Zwecke zu nutzen.
4.2 Bei On-Premise darf die Software ausschließlich auf der vereinbarten Infrastruktur bzw. in der vereinbarten Umgebung betrieben werden.
4.3 Eine Nutzung zugunsten rechtlich selbstständiger Dritter, Konzernunternehmen oder Kooperationspartner bedarf einer ausdrücklichen Vereinbarung, soweit diese nicht vom vereinbarten Lizenzumfang erfasst sind.
4.4 Zwingende gesetzliche Rechte, insbesondere gesetzlich zwingend zulässige Handlungen, bleiben unberührt.

5. Drittsoftware und Open Source
BioARCHIVE kann Komponenten und Bibliotheken Dritter einschließlich Open-Source-Software enthalten. Für solche Bestandteile können ergänzend die jeweiligen Lizenzbedingungen der Drittanbieter gelten. MEDEORA stellt erforderliche Lizenzhinweise in geeigneter Form zur Verfügung.

6. Pflichten und Mitwirkung des Kunden
6.1 Der Kunde schützt Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff und richtet Benutzerkonten nur für berechtigte Personen ein.
6.2 Der Kunde stellt die für Installation, Konfiguration, Fehleranalyse und Support erforderlichen Informationen, Zugänge und Ansprechpartner rechtzeitig bereit.
6.3 Die Software darf nicht rechtswidrig genutzt werden. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm verarbeiteten Inhalte und Daten verantwortlich.
6.4 Bei On-Premise ist der Kunde für die von ihm kontrollierte Infrastruktur, deren Betrieb, Patchmanagement, Zugriffsschutz und regelmäßige Datensicherungen verantwortlich, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.
6.5 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass BioARCHIVE ausschließlich durch entsprechend eingewiesene und autorisierte Benutzer bedient wird. Der Kunde trägt die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von seinen Benutzern eingegebenen Daten sowie für die sachgerechte Durchführung der durch die Software unterstützten Arbeitsabläufe. Der Kunde hat insbesondere sicherzustellen, dass Eingaben und softwaregestützte Arbeitsschritte entsprechend den für seinen Anwendungsbereich geltenden fachlichen und organisatorischen Anforderungen überprüft werden.

7. Sicherheit und Datenschutz
7.1 MEDEORA trifft für die von MEDEORA kontrollierten Systeme angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen.
7.2 Bei Cloud-Nutzung erfolgt Datenübertragung über öffentliche bzw. von Telekommunikations- und Hostinganbietern betriebene Netze. Eine absolute Sicherheit oder ununterbrochene Übertragung kann technisch nicht gewährleistet werden.
7.3 Soweit MEDEORA personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, gilt ergänzend der abgeschlossene AVV. Dieser geht für datenschutzrechtliche Regelungen vor.
7.4 Der Kunde ist verantwortlich für die rechtmäßige Erhebung, Eingabe und Nutzung seiner Daten sowie für erforderliche Rechtsgrundlagen, Einwilligungen und Berechtigungen.

8. Verfügbarkeit der Cloud-Version
8.1 MEDEORA strebt eine hohe Verfügbarkeit der Cloud-Version an. Eine bestimmte Mindestverfügbarkeit wird nur geschuldet, wenn diese im Lizenzvertrag oder in einem gesonderten Service Level Agreement (SLA) ausdrücklich vereinbart wurde.
8.2 Nicht als Nichtverfügbarkeit gelten insbesondere angekündigte Wartungsfenster, Störungen außerhalb des Einflussbereichs von MEDEORA, höhere Gewalt, vom Kunden verursachte Störungen sowie Ausfälle kundenseitiger Systeme oder Internetzugänge.
8.3 Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit so geplant, dass betriebliche Beeinträchtigungen minimiert werden.

9. Support, Wartung und Updates
9.1 Supportanfragen werden grundsätzlich über das von MEDEORA bereitgestellte Ticketsystem gestellt; bei dessen technischer Nichtverfügbarkeit kann die vereinbarte Support-E-Mail verwendet werden.
9.2 MEDEORA darf BioARCHIVE während der Vertragslaufzeit aktualisieren, Fehler beheben und technisch weiterentwickeln. Wesentliche vertraglich vereinbarte Kernfunktionen dürfen hierdurch nicht ohne sachlichen Grund entzogen werden.
9.3 Kundenspezifische Entwicklungen, Datenmigrationen, Schnittstellen, Schulungen und Vor-Ort-Leistungen sind nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich beauftragt wurden.

10. Kundendaten, Datenexport und Sperrung
10.1 Die in BioARCHIVE gespeicherten kundeneigenen Daten bleiben dem Kunden zugeordnet. MEDEORA erhält nur die Rechte, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind.
10.2 MEDEORA darf den Zugang vorübergehend beschränken oder sperren, wenn eine konkrete Gefahr für Sicherheit, Systemintegrität oder andere Nutzer besteht, eine erhebliche vertragswidrige Nutzung vorliegt oder der Kunde trotz Mahnung mit fälligen Zahlungen erheblich in Verzug ist. Soweit möglich wird der Kunde vorab informiert; bei dringenden Sicherheitsfällen kann die Sperrung sofort erfolgen.
10.3 Nach Vertragsende erhält der Kunde eine angemessene Möglichkeit, seine Daten in einem von BioARCHIVE unterstützten bzw. vereinbarten Format zu exportieren. Einzelheiten, Frist und etwaige Unterstützungsleistungen können im Lizenzvertrag oder Angebot geregelt werden.
10.4 Ein standardmäßig durch BioARCHIVE bereitgestellter Datenexport ist hiervon umfasst. Darüber hinausgehende Unterstützungs-, Konvertierungs- oder Migrationsleistungen können nach Aufwand berechnet werden.
10.5 Nach Ablauf der vereinbarten bzw. angemessenen Export- und Aufbewahrungsfrist darf MEDEORA Daten löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Schulungen und Materialien
11.1 Schulungsleistungen werden nur im vereinbarten Umfang erbracht.
11.2 MEDEORA behält die Rechte an Schulungsunterlagen, Dokumentationen und sonstigen Materialien. Der Kunde darf diese intern für die vertragsgemäße Nutzung von BioARCHIVE verwenden und hierfür im erforderlichen Umfang vervielfältigen, sofern nichts anderes vereinbart ist.

12. Bereitstellung und technische Voraussetzungen
12.1 Lieferungen und Bereitstellungen erfolgen grundsätzlich elektronisch.
12.2 Bei On-Premise stellt der Kunde die vereinbarte Hardware- und Softwareumgebung bereit und ermöglicht die erforderliche Zusammenarbeit zwischen MEDEORA und seiner IT.
12.3 Verzögerungen, die auf fehlenden kundenseitigen Voraussetzungen oder Mitwirkungshandlungen beruhen, verschieben vereinbarte Termine angemessen.

13. Vergütung und Zahlungszeitraum
13.1 Preise ergeben sich aus Lizenzvertrag bzw. Angebot und verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
13.2 Lizenzgebühren werden jährlich im Voraus fällig, sofern der Lizenzvertrag nichts anderes bestimmt.
13.3 Der Lizenzzeitraum beginnt mit der Installation bzw. Bereitstellung von BioARCHIVE auf der vereinbarten Kundeninfrastruktur oder mit der Bereitstellung einer für den Kunden eingerichteten BioARCHIVE-Instanz (Referenzsystem) auf einem System von MEDEORA. Dies gilt auch, wenn die Instanz zunächst für Einrichtung, Konfiguration, kundenspezifische Anpassungen, Programmierung, Tests oder die gemeinsame Weiterentwicklung genutzt wird. Der Beginn des Lizenzzeitraums ist nicht vom späteren Produktivbetrieb beim Kunden abhängig. Ein im Angebot oder Lizenzvertrag ausdrücklich vereinbarter abweichender Beginn des Lizenzzeitraums hat Vorrang.

14. Nutzungsbeschränkungen
14.1 Ohne ausdrückliche Zustimmung von MEDEORA darf der Kunde BioARCHIVE nicht vermieten, verleasen, verkaufen, unterlizenzieren oder außerhalb des vereinbarten Nutzungsumfangs Dritten bereitstellen.
14.2 Unzulässig sind insbesondere die Umgehung technischer Lizenzmechanismen sowie Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung, soweit diese Handlungen nicht zwingend gesetzlich zulässig sind.
14.3 Schutzrechts-, Urheber- und Herkunftshinweise dürfen nicht entfernt oder unkenntlich gemacht werden.

15. Lizenzprüfung und Übernutzung
15.1 MEDEORA kann in angemessenen Abständen eine Bestätigung über die Einhaltung des Lizenzumfangs verlangen.
15.2 Bei konkreten Anhaltspunkten für eine erhebliche Übernutzung kann MEDEORA nach mindestens zehn Kalendertagen Vorankündigung während üblicher Geschäftszeiten eine angemessene Lizenzprüfung durchführen oder durchführen lassen. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie Datenschutzbelange des Kunden sind zu berücksichtigen.
15.3 Wird eine Übernutzung festgestellt, kann MEDEORA die zusätzlich erforderlichen Lizenzen für den festgestellten Nutzungszeitraum nachberechnen. Weitergehende Ansprüche bleiben unberührt. Prüfungskosten trägt der Kunde nur, wenn eine nicht nur geringfügige Übernutzung festgestellt wird

16. Geistiges Eigentum und Feedback
16.1 Sämtliche Rechte an BioARCHIVE, Quellcode, Datenbankstrukturen, Dokumentation und Weiterentwicklungen verbleiben bei MEDEORA bzw. den jeweiligen Rechteinhabern.
16.2 Feedback, Ideen und Verbesserungsvorschläge des Kunden darf MEDEORA unentgeltlich zur Weiterentwicklung der Produkte verwenden, soweit dabei keine vertraulichen Informationen oder Rechte des Kunden verletzt werden.

17. Vertraulichkeit
17.1 Beide Parteien behandeln nicht öffentliche technische, geschäftliche und sonstige als vertraulich erkennbare Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags.
17.2 Ausgenommen sind Informationen, die nachweislich bereits rechtmäßig bekannt, öffentlich zugänglich, rechtmäßig von Dritten erlangt oder unabhängig entwickelt wurden.
17.3 Gesetzlich oder behördlich erforderliche Offenlegungen bleiben zulässig; soweit rechtlich möglich, ist die andere Partei vorab zu informieren.
17.4 Diese Vertraulichkeit bleibt über das Vertragsende hinaus bestehen.

18. Laufzeit und Vertragsende
18.1 Laufzeit und Kündigungsfrist ergeben sich aus dem Lizenzvertrag. Soweit dort nichts anderes vereinbart ist, beträgt die Laufzeit zwölf Monate und verlängert sich jeweils um zwölf Monate, wenn nicht sechs Wochen vor Ablauf in Textform gekündigt wird.
18.2 Mit Vertragsende endet das Nutzungsrecht an BioARCHIVE. Bei On-Premise hat der Kunde die Software nach erfolgtem Datenexport zu deaktivieren und vorhandene Programmkopien zu löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder abweichende Vereinbarung besteht.
18.3 Regelungen, die ihrer Natur nach über das Vertragsende hinaus gelten sollen, insbesondere Vertraulichkeit und Schutzrechte, bleiben bestehen.

19. Mängelrechte
19.1 MEDEORA wird reproduzierbare Mängel, die die vertragsgemäße Nutzung nicht nur unerheblich beeinträchtigen, innerhalb angemessener Frist beheben. Der Kunde unterstützt die Fehleranalyse durch eine nachvollziehbare Beschreibung und erforderliche Informationen.
19.2 Kein Mangel liegt insbesondere vor, soweit eine Störung oder ein fehlerhaftes Ergebnis auf eine nicht vertragsgemäße oder unsachgemäße Nutzung der Software, fehlerhafte Eingaben oder Bedienhandlungen des Kunden oder seiner Benutzer, Änderungen durch den Kunden oder Dritte, nicht vereinbarte Systemumgebungen, fehlerhafte Fremdsoftware oder kundenseitige Infrastruktur zurückzuführen ist. Dies gilt nicht, soweit die Ursache der Fehlbedienung auf einem von MEDEORA zu vertretenden Mangel der Software beruht.
19.3 Gesetzliche Mängelrechte bleiben im Übrigen unberührt, soweit nicht wirksam etwas Abweichendes vereinbart ist.

20. Haftung
20.1 MEDEORA haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.
20.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet MEDEORA auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf.
20.3 Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
20.4 Soweit Datenverlust von MEDEORA zu vertreten ist, ist die Haftung auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei ordnungsgemäßer, dem Verantwortungsbereich des Kunden entsprechender Datensicherung entstanden wäre. Dies gilt nicht in den Fällen von Ziffer 20.1.
20.5 Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten entsprechend für Organe, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von MEDEORA.
20.6 MEDEORA haftet nicht für Schäden, soweit diese auf einer vom Kunden oder seinen Benutzern zu vertretenden Fehlbedienung, fehlerhaften Dateneingabe oder sonstigen nicht vertragsgemäßen Nutzung von BioARCHIVE beruhen.

21. Schlussbestimmungen
21.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
21.2 Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig und nicht im Lizenzvertrag oder in einer vorrangigen Individualvereinbarung anders geregelt, Köln.
21.3 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an die Stelle unwirksamer Bestimmungen treten die gesetzlichen Regelungen.