In der Software ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) implementiert, die eine rechtssichere, nachvollziehbare und benutzerspezifische Dokumentation gewährleistet. Die Signatur schützt die Daten vor nachträglichen Änderungen und sorgt für Transparenz im Prüfprozess.

Authentifizierung & Sicherheit

Die Signatur kann ausschließlich von dem Benutzer vorgenommen werden, der sich mit Benutzername und Passwortim System authentifiziert hat.
Diese Zugangsdaten sind eindeutig einer Person zugeordnet und können vom Benutzer jederzeit selbst geändert werden. Dadurch wird die Authentizität der Unterschrift sichergestellt.

Zweck & Ablauf des Signierprozesses

Die Signierfunktion dient dazu, die Dokumentation von Einträgen verbindlich abzuschließen. Sie erfolgt in zwei Stufen:

1. Benutzer-Signatur (z. B. durch Dokumentar)

• Signalisiert den Abschluss der Datenerfassung.

• Der Eintrag wird schreibgeschützt – weitere Änderungen sind nicht möglich.

• Markierung durch ein rotes Schloss: Eintrag vom Benutzer signiert und gesperrt.

2. Admin-Signatur (z. B. durch Administrator oder Laborleiter)

• Nach Kontrolle der dokumentierten Daten.

• Bestätigt die Korrektheit und Vollständigkeit.

• Der Eintrag wird endgültig gesperrt – kein Zugriff mehr über das Frontend.

• Dient der Integrität der Daten.

Optionen für Administratoren

Nach der Benutzer-Signatur stehen dem Administrator zwei Optionen zur Verfügung:

 Signatur zurücksetzen

• Falls Korrekturen notwendig sind.

• Die Sperrung wird aufgehoben, der Benutzer kann erneut bearbeiten.

• Protokollierung erfolgt automatisch: Wer hat wann die Signatur zurückgesetzt?

• Nur Systemadministratoren haben Zugriff auf dieses Protokoll.

 Eintrag bestätigen

• Nach erfolgreicher Kontrolle wird der Eintrag endgültig signiert.

• Der Datensatz ist nun vollständig gesperrt.

Technische Details der Signatur

Jede Signatur umfasst:

• Benutzername der signierenden Person

• Datum und Uhrzeit der Signatur

Die Anzeige im System erfolgt über Schlosssymbole:

Rotes geschlossenes Schloss: Eintrag ist signiert und gesperrt

Grünes offenes Schloss: Eintrag ist noch nicht signiert

• Klare Verantwortlichkeiten

• Schutz vor ungewollten Änderungen

• Nachvollziehbarkeit aller Schritte

• Protokollierte Rücksetzung bei Änderungen

• Zwei-Stufen-Prüfprozess (Benutzer & Administrator)